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档案文件归档整理的方法

2020-07-25 09:04:19

档案文件收集是档案整理的第1步,资料是否齐全直接影响到该档案文件的价值,档案文件整理主要包括对档案文件的内容进行鉴别,将零散和需要进一步条理化的文件进行分类、组合、排列、编目、归档进行保存。


档案整理时分类要合理,便于后期使用时方便查找,可按照年度和问题进行分类,就是将同一年的同一保管期限内,将问题相同的档案文件放在一起,以后查找就比较方便。


按照档案资料的保管期限标准进行整理,永远和长期保存的档案分类时要慎重,如果无法确定保管期限要按照就长不就短的原则执行,防止档案使用时因保存时间过短被销毁无法查询,逐年对应便于查找。 

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档案整理要规范,当档案的保管期限和分类顺序确定后,就进入了装订、打号目录录入、扫描以及装盒的环节,这个环节虽然简单,但容易出错,所以一定要仔细认真。


装订时要注意文件的针孔间距、页边距,否则装订出来影响美观。案卷标题即案卷题名,是对卷内档案文件的概括,所以,拟写案卷标题内容要概括确切,文字简要通顺,以不超过50字为宜。


档案的整理是一件细心的工作,档案管理人员应具备较高的责任心,并加强档案的日常检查,这样才能提高档案的利用效果和作用。


无酸纸档案盒可以使档案文件长期保存不变质、不发霉的,可以对档案文件起到保护作用,进行分类保存后便于查阅。


台山市今日文具塑品有限公司是一家集设计、开发、生产、销售、服务为一体的专业化办公文具用品企业。司生产文件夹档案夹,快劳夹,活页夹,资料夹,资料册,档案盒,纸类文件夹、PP文件夹PVC孔夹等三大类数百个品种的办公文具用品。


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