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文书档案整理有哪些技巧?

2021-01-04 16:14:34

文书档案是单位在行政管理、经营管理、生产管理和党群管理活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。而这些文档信息整理也是每个单位非常头疼的事情,所以接下来给大家说说文书档案整理的技巧。

文书档案整理方法

文书档案包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、会议纪要、计划和总结等。载体形式主要有纸质文件、电子文件、信息系统数据等。


文书档案整理方法

(一)分类

归档文件采用年度—分类号—保管期限进行分类,同一全宗应保持分类方案的稳定。

(二)排列

归档文件应在分类方案的类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。内容紧密相关的,应集中排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(三)数字化

根据归档范围表,将需要数字化的纸质文件扫描,或准备相应的电子文件。

(四)装订

1、归档文件应按件装订。归档纸质文件要用文件归档专用不锈钢钉或者棉线在左侧装订。装订时,单份文件厚度超过1cm的,应采用三孔一线装订法。

2、归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。归档文件目录按照年度、保管期限、机构(问题)装订成册。装订成册的文件目录,应编制封面。

(五)编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构或问题(分类号)、保管期限、件号、页数等项目。

(1)全宗号:B0030027。全宗号填写要保持完整性,不可省略。

(2)年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2020。

(3)分类号:填写分类方案确定的分类号。

(4)保管期限:填写Y、30、10,分别代表长期、30年、10年。

(5)件号:填写文件的排列顺序号。

件号的编制方法为:在分类方案的类目内,按文件排列顺序从“00001”开始标注。

(6)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。

(六)归档文件目录

归档文件目录填写完整,序号、档号、责任者、题名、日期、密级、页数为必填项,文号及备注有则填写。表格采用 A4 幅面,页面宜横向设置。


台山市今日文具塑品有限公司是一家集设计、开发、生产、销售、服务为一体档案盒厂家,主要生产文件夹档案夹快劳夹活页夹,资料夹,资料册,档案盒纸类文件夹PP文件夹PVC孔夹等三大类数百个品种的办公文具用品。如需要各种类型的档案盒敬请联系我们哦,我们也可以档案盒定制单,满足企业需求。


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