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纸质文件收纳的准则以及装订方式有哪些?

2021-03-02 17:36:08

文书档案是单位在行政管理、经营管理、生产管理和党群管理活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。而这些文档信息整理也是每个单位非常头疼的事情,所以接下来给大家说说纸质文件收纳的准则以及装订方式有哪些?


纸质文件收纳准则如下:

1、稳定性原则

应对归档文件进行仔细检查和评估,制定适宜的装订方案。方案应考虑文件保管期限、文件纸张质 量、文件厚度、纵横向、订口空白尺寸、原装订方式等因素。装订方案确定后,应保持相对稳定。

2、小影响原则

装订应尽量减少对归档文件本身的影响。应避免多次装订,原装订方式符合文件保管期限等相关 要求的,应维持不变。

3、—致性原则

装订应有利于归档文件的保护和管理。相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限 的装订方式应相对统一。

4、简便原则

装订应牢固、简便实用、整洁美观。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

纸质文件收纳

文档装订需求类型和装订方式选择如下:

(1)装订需求

根据归档文件保管期限和整理要求,归档文件装订需求分成5类:

a)类型A:长期保管;

b)类型B:定期30年保管,需要b)移交档案馆;

c)类型C:定期30年保管,不需要移交档案馆;

d)类型D:定期10年保管;

e)类型E:需长期或定期保管,但尚未完成整理、数字化工作,需要临时 固定。


(2)装订方式

1.归档文件装订宜采用线装法、变形材料装订法、粘接法、封套法4个类型7种方式。

2.归档文件装订不得使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成危害或固定效果

不佳的装订方式。

3.装订方式选择

A、类型A对应的装订方式:T1、T2、T3;T4、T6°具体来说:

a)长期保管的归档文件,宜采用线装法装订。归档文件页数较少的,可采用手工进行直角装订(T1)或缝纫机轧边装订(T2);页数较厚的,采用三孔一线装订(T3)。

b)长期保管的归档文件,可采用不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6)o不锈钢订书钉、浆糊材 质应满足归档文件长期保管的需要。页数较少的,采用不锈钢订书钉装订(T4)或浆糊装订(T6);页数较多的,采用不锈钢订书钉装订(T4)o

c)长期保管的归档文件,不可使用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)o 

B、类型B对应的装订方式和要求应按照5.3.1执行。

C、类型C对应的装订方式:T1、T2、T3、T4、T6;T5、T7。具体来说:

a)定期30年保管,不需要移交档案馆的归档文件,宜釆用线装法装订。归档文件页数较少的,采 用手工进行直角装订(T1)或缝纫机轧边装订(T2);页数较厚的,采用三孔一线装订(T3)o

b)定期30年保管,不需要移交档案馆的归档文件,可采用不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6),不锈钢订书钉、浆糊材质应满足归档文件长期保管的需要。页数较少的,采用不锈钢订 书钉装订(T4)或浆糊装订(T6);页数较多的,釆用不锈钢订书钉装订(T4)。

c)定期30年保管,不需要移交档案馆的归档文件,也可采用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。

D、类型D对应的装订方式:T1~T7O

定期10年保管的归档文件,可采用直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)、不 锈钢订书钉装订(T4)、不锈钢夹装订(T5)、浆糊装订(T6)、封套装订(T7)中任意一种方式装订。

E、类型E对应的装订方式:T5,T7O

长期或定期保管,但尚未完成整理、数字化工作,需要临时固定的,宜采用不锈钢夹装订(T5)、封套 装订(T7)。


已归档文件夹/文档盒目录填写完整,序号、档号、责任者、题名、日期、密级、页数为必填项,文号及备注有则填写。表格采用 A4 幅面,页面宜横向设置。


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