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纸质档案夹应该如何进行管理?(上)

2021-06-25 10:29:37

我们都知道一般的公司都会有自己的资料库,而一些重要的纸质资料都会是只增不减,所以我们都是需要学会纸质档案夹管理,以便更好的保存这些资料。

档案夹管理

纸质档案夹管理技巧:

(一)档案分类

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。如果因档案较多、三级分类不够应用时,须在第三级之后增设第四级“细类”。如档案不多,也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.同一“小类”(或细类)的档案以装订于一个档案夹为原则,如案件较多,一个档案夹不够使用时,可分为两个以上的档案类装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

4.每一档案夹封面内首页应设“目次表”,档案归档时依序编号、登记(或登录),并以每一档案一个“目次”编号为原则。


(二)档案名称及编号

1.档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视档案件多少及增长情形斟酌决定。

3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。

5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不能任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。


(三)档案编号

1.新档案,应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,以此来编列档号。

2.档案如何归属前档案,应查明前档案的档案类别、编号并予以同号编列归档。

3.档案号以一档案一号为原则,遇有一档案叙述数事或一档案归入多类时,应先确定其主要类别,再编列档号。

4.档号应自左而右编列,右方装订的档案,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订时则填写于右上角。


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