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家庭档案建议整理方法

2020-07-25 09:03:22

以下分为六大类

一、分类

按内容(名称)分类:即上述“家庭档案的内容”所列11个大类分类。也可按着11个大类当中的某些小类设置类别,如信件类、照片类、荣誉证书类、购物发票类、摄影作品类、稿件类、书法类、绘画类、剪纸类、剪报类等等,这些类按家庭档案材料的具体内容、形式、载体等灵活设置。

按家庭成员分类:即按家庭档案内容所涉及(针对)的成员或形成家庭档案材料的成员设置类别。如父亲档案、母亲档案、子女档案等。此方法适用于个人特征或隶属关系比较明显的家庭档案,如日记、证书、毕业证、工资条、照片、文章、病历、信件等。

温馨提示:上述两种方法一般情况下不单独使用,而是结合起来使用,即:

①先按内容(名称)分类,后按家庭成员分类。例如荣誉证书、信件、照片等家庭档案,可首先按荣誉证书设置一级类别,然后按家庭成员设置二级类别,即把各个家庭成员的荣誉证书分开,每个成员的集中在一起。

②先按家庭成员分类,后按内容(名称)分类。如子女档案的分类,“某子女档案”为一级类别,然后可按成长记录,体检表,照片,荣誉证书,作业,成绩单,毕业证等具体内容设置二级类别或按履历类、荣誉类、证书类、声像类、学习类、健康类等设置二级类别。

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二、排序

按形成时间先后顺序或按重要程序排列。


三、材料整理

1、对于规格较小或破损的纸质材料,为便于保管,避免零乱,需要粘贴或托裱。例如购物发票、工资条、旅游门票等等。

2、粘贴时不要使用浆糊,可用胶水或双面胶,以免生虫、发霉。


四、编制序号

1、家庭档案以每1份(件、册、张、本、套)为单位编顺序号(阿拉伯数字);

2、属于同一类别的档案连续编号;

3、编号的位置在每份(件、册、张、本、套)档案材料的首页,可直接用笔书写,不便直接书写的,可以书写在口取纸上,然后粘贴牢固即可。


五、装盒(袋)

1、盒子(袋)的外观、规格可视档案材料的形式、材料、大小来选择。如纸质档案盒、塑料文件盒、家庭购买物品的包装盒或自己定制的盒子等。盒子不拘形式,只要整齐美观,利于保管,便于使用即可。

2、对于图书,集邮册等便于存放的家庭档案,可不装盒。

3、盒脊背要注明类别名、年度(年代)、姓名等项目,以便查找。


六、编制目录

1、一盒(袋)内存放多份(件、册)档案材料的,以盒为单位登记、放置目录,即一盒(袋)一份目录;一盒(袋)内只存放一份(件、册)档案材料的,以一个类别为单位登记、放置目录,即一类一份目录。

2、目录所列项目视档案材料的具体特征来设定,顺序号、题名、日期是必备项目。其中“顺序号”与上述“编制序号”中的顺序号一致。

3、目录一式两份,一份入盒(袋),另一份集中存放,作为检索目录,以便于查找。


台山市今日文具塑品有限公司是一家集设计、开发、生产、销售、服务为一体的专业化办公文具用品企业。司生产文件夹档案夹,快劳夹,活页夹,资料夹,资料册,档案盒,纸类文件夹、PP文件夹PVC孔夹等三大类数百个品种的办公文具用品。


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